Quatre conseils pour partir du bon pied en gestion des stocks

La gestion des stocks consiste à planifier, à organiser, à diriger et à gérer les activités relatives à tous les stocks de fournitures, marchandises ou produits que détient l’entreprise. S’il existe des conseils de base et des outils de gestion pour ces opérations, il n’y a pas de marche à suivre exacte puisque, selon Claudine Péclet, propriétaire d’Escarpins et Vilebrequins, la démarche ou la méthode à employer pour optimiser la gestion des stocks dans votre entreprise dépend des produits que vous vendez. Il est donc dans votre intérêt de trouver un juste équilibre entre l’offre et la demande. « Vous devez surtout éviter d’être à court de marchandises, tout en minimisant les coûts des stocks. ».

Voici quelques conseils pour bien débuter :

Utiliser le plus rapidement possible un outil de gestion des stocks

Commencez dès le début à utiliser un outil de gestion des stocks. Selon le type d’entreprise que vous avez, vous pouvez choisir OpenERP, un fichier Excel, ou encore, un logiciel qui pourra être relié à d’autres applications, en plus d’être accessible aux différents canaux de vente de votre entreprise, et ce, même si l’inventaire initial n’a pas beaucoup de références. Sylvain Puccini, consultant en TI, mentionne que cette façon de faire vous rendra opérationnel rapidement en cas d’expansion exceptionnelle de votre entreprise ou de partenariats divers. Madame Péclet renchérit en précisant l’importance de choisir son outil de travail selon les objectifs principaux à atteindre avec la gestion des stocks. Elle conseille aussi d’en parler à des gens qui ont de l’expérience avec ce type de démarche, avant de passer à l’acte.

Bien identifier et classer vos stocks

Afin de pouvoir trouver facilement votre marchandise, vous devez bien l’identifier et la classer dans votre entrepôt avec l’outil de gestion que vous aurez choisi. Servez-vous de numéros ou de descriptions d’articles faciles à reconnaître. Vous devez également toujours vous en tenir aux mêmes critères d’identification, afin de réduire au minimum les risques de confusion ou d’erreur. François Lahey, propriétaire de Voxel Factory, en rappelle l’importance, pour bien gérer la croissance et la synchronisation des stocks aux différents points de ventes. Il ajoute, d’ailleurs, que c’est en organisant bien l’ensemble de la gestion de vos produits que vous arriverez à rester opérationnel et productif.

Faire régulièrement des vérifications

Peu importe l’outil de gestion que vous aurez choisi, vous devez établir une méthode de contrôle de vos stocks et faire régulièrement des vérifications physiques afin d’optimiser la rentabilité de votre entreprise. Cécile Pelletier, autrefois acheteuse dans une librairie et aujourd’hui propriétaire de l’entreprise SST Pelletier, abonde dans le même sens. Vos employés peuvent commettre des erreurs et il est de votre responsabilité d’établir et de mettre en place de bonnes vérifications. Madame Pelletier rappelle aussi que les stocks peuvent ne pas concorder pour plus d’une raison. Il est possible que vous-même ou vos employés ayez mal saisi des données au départ dans votre logiciel. Vos employés peuvent manquer d’expérience dans ce domaine, ou vous pouvez avoir été victime de vols à l’interne ou l’externe. Ainsi, en vérifiant régulièrement, vous serez en mesure de constater les indicateurs de rendement les plus pertinents pour votre entreprise. Par exemple : le délai d’écoulement des stocks, les pertes et les délais d’approvisionnement. Vous serez également fixé sur la demande des clients, la prévision des ventes, les facteurs financiers, vos besoins de production et vos capacités de distribution. « Les petites entreprises ne peuvent se permettre ce genre de perte. Il en va peut-être de la survie d’une entreprise. ».

Régler les problèmes entourant les surplus de stocks

À un moment donné, vous pourriez posséder un excédent de marchandises en stock. Il vous faudra bien comprendre la situation. Vous aurez à vous demander, par exemple, si c’est en raison de délais trop longs d’approvisionnement ou si c’est attribuable à un problème de livraison. Ou encore, ce surplus de stocks vous sert-il à compenser de fréquents retards de production? Régler ces problèmes vous permettra de réduire la quantité de stocks dont vous avez besoin, en plus de réaliser des économies. Un expert en efficacité opérationnelle peut aussi vous aider à améliorer vos processus et à éliminer le gaspillage.

En complément à cet article, je vous invite à lire l’excellent dossier sur la gestion des stocks sur le site de la BDC.

À vous la parole, maintenant. Je suis curieuse de connaître les défis que vous devez relever en gestion des stocks dans votre entreprise.