La performance de votre entreprise … Les bons comportements au quotidien, ça fait toute la différence!

Bien connaître la vision et les cibles stratégiques de son entreprise est un bon point de départ. Implanter et respecter une structure de communication formelle et se doter d’outils de gestion adaptés aux contextes organisationnels pavent la voie vers le succès. Ce sont cependant la mise en œuvre de comportements de gestion proactifs au quotidien et l’adoption des meilleures pratiques de gestion participative qui permettront aux organisations de progresser et de maintenir des résultats de performance durables. Bien que le maintien des comportements souhaités par les gestionnaires de première ligne demeure un combat de tous les instants, plusieurs actions concrètes permettent de jeter les bases d’une structure de gestion axée sur l’atteinte des objectifs stratégiques.

Les bonnes pratiques de gestion à tous les niveaux

Avant toute chose, qui sont ces gestionnaires de première ligne? Ce sont les membres des organisations qui se trouvent à grande proximité des opérations. Ce sont les chefs d’équipe, superviseurs et contremaîtres qui sont en contact quotidien avec près de 80 % des ressources organisationnelles, qu’elles soient sous forme humaine, matérielle ou informationnelle. Par leur proximité avec les opérations, une portion importante de ces gestionnaires sont habituellement promus en fonction de leur grande expertise technique qui les distingue de leurs pairs. Conséquemment, l’expérience de gestion de ceux-ci est plus limitée.

Pourtant, ce sont ces gestionnaires qui se retrouvent avec la tâche essentielle de communiquer et d’opérationnaliser la stratégie auprès de leurs équipes de travail au quotidien. Ce sont donc ceux qui possèdent, historiquement, le moins d’aptitudes de management qui ont le plus gros impact sur le respect des coûts, des délais, de la qualité, de la mobilisation et de la rétention du personnel. Parallèlement, ils doivent aussi composer avec les aléas et urgences liés aux opérations quotidiennes.

Heureusement, plusieurs techniques liées au management proactif permettent à ces gestionnaires d’accroître leurs chances d’atteindre les cibles de performance.

La gestion proactive : prendre le dessus sur le quotidien

« Si vous attendez que les gens viennent à vous, vous prendrez connaissance des problèmes mineurs uniquement » – W. Edwards Deming

Avez-vous déjà entendu des gestionnaires en entreprise mentionner que pour eux, une bonne journée au travail se traduit par : vivre un faible degré d’imprévus, réussir à prendre quelques minutes pour soi, éviter les heures supplémentaires ou même seulement avoir été en mesure de passer à travers la journée? Ces réponses témoignent toutes d’un manque de contrôle de la part des gestionnaires sur les cibles de performance à atteindre et, d’une manière plus globale, sur leur quotidien en général. En perte de contrôle, il est très difficile, voire impossible, de déployer les comportements de gestion souhaités. De telles situations affectent directement le niveau de performance des différentes unités d’opérations de l’entreprise et, par le fait même, la performance financière globale.

Parmi les actions pouvant rapidement être mises en place, on compte les bonnes pratiques de supervision entre un gestionnaire et son (ses) employé(e)s, sur lesquelles reposeront les fondements de la gestion proactive. L’échange entre les deux paliers hiérarchiques doit être proactif, structuré et à valeur ajoutée.

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Proactif

La proactivité dans les communications signifie d’aller au-delà des urgences du moment pour aborder, en équipe, les éléments qui auront le plus grand impact sur la performance. Discuter de santé et sécurité chaque jour, assigner le travail avec instructions, mesurer la performance des opérations et impliquer les gens dans les changements sont tous des moyens de prendre les devants sur les aléas du quotidien pour assurer un meilleur contrôle sur les différents processus à l’œuvre.

Structuré

Pour obtenir les résultats escomptés, les communications proactives doivent être formalisées autour d’une structure connue et partagée par tous les participants. Dans le cadre de la gestion de première ligne, le format de ces communications prend habituellement la forme de tournées de suivi où le lieu, l’heure des rencontres, les outils de gestion à avoir en main, les sujets qui seront discutés et les comportements à adopter doivent tous faire partie d’une entente formelle afin d’assurer des échanges efficaces.

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À valeur ajoutée

Si les gestionnaires et employés de l’organisation réservent du temps dans leurs journées pour discuter proactivement, il est essentiel de le rentabiliser au bout du compte. Des discussions à valeur ajoutée signifient que toutes les opportunités d’amélioration soulevées et pistes d’action identifiées sont prises en charge par l’entremise d’un outil de suivi aussi simple qu’un registre de plan d’action. Sans prise de notes, difficile de capter l’ensemble des opportunités d’amélioration qui s’offrent à nous.

Les sujets souvent abordés dans le cadre de ces discussions concernent l’assignation du travail, le suivi de l’avancement des activités, la prise d’action et le partage des résultats de performance. Les deux outils proposés pour accompagner le gestionnaire dans ces échanges et assurer l’efficacité des points de contact sont :

• Un calendrier de gestion qui formalise la routine de management à adopter en fonction des besoins de l’entreprise.
• Des ordres du jour standardisés qui viennent structurer le format, le contenu et les comportements à adopter lors des rencontres.

Place à l’amélioration continue

Avec une routine de gestion formalisée et des ordres du jour qui régissent les échanges, la fondation est en place pour aider le gestionnaire de première ligne à prendre en charge le volet proactif de son rôle. S’il est armé des bons outils de gestion tels qu’un document de prise de notes, un registre de plan d’action et autres documents permettant de gérer les écarts, il s’assure de mettre toutes les chances de son côté pour obtenir un meilleur contrôle sur son quotidien et, du même coup, participer activement à la vision stratégique de son entreprise.

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