Cinq trucs pour améliorer l'efficacité opérationnelle d’une entreprise

L’efficacité opérationnelle consiste à améliorer en continu les processus au sein de votre entreprise pour atteindre le meilleur rendement possible. Toutes les activités qui mènent à un produit final ou à un service sont touchées, que ce soit vos méthodologies de travail, les tâches de vos employés ou encore les technologies utilisées. Vous devez trouver les outils et les moyens appropriés à votre condition afin d’en tirer profit. Prenons le cas de Voxel Factory, une entreprise située au cœur de Montréal qui agit à titre de conseiller auprès de ses clients de partout à travers le Canada pour les aider à choisir une imprimante 3D performante adaptée aux besoins de leur entreprise en plus d’en faire la mise en service, l’entretien et la réparation. De 2015 à 2017, son président, François Lahey, a vu son chiffre d’affaires quadrupler. Pour assurer sa continuité et améliorer son efficacité opérationnelle, il doit relever plusieurs défis dont celui de s’adapter. Comment procéder ? Voici quelques conseils qui vous seront utiles.

Positionner les bonnes personnes aux bons endroits

Selon M. Lahey, une très petite entreprise a besoin d’une équipe restreinte d’employés polyvalents. Par contre, plus l’entreprise s’agrandit, plus elle tend vers l’opposé, c’est-à-dire qu’elle doit s’entourer de spécialistes dans des domaines précis. Pour réaliser cette transition, vous devez être à l’écoute des besoins de vos employés pour être en mesure de les mettre aux bons endroits, d’identifier où ils sont performants, et de connaître leurs ambitions ainsi que leur appartenance dans l’organisation.

Créer l’expérience-employé

Les travailleurs choisissent maintenant leurs employeurs. Pour les fidéliser et les mobiliser, vous devez leur offrir des avantages concurrentiels. Adapter et permettre un horaire de travail flexible dans votre organisation est un bon exemple, tout comme offrir des formations et des programmes particuliers pour permettre à vos employés de développer au maximum leur spécialité. Chez Voxel Factory, le président comprend cette importance. « Offrir de la formation à mes employés est capital. Il est dans mon intention d’y investir davantage. »

Intégrer l’amélioration continue dans vos activités

Miser sur l’amélioration en continu est un bon truc pour permettre d’arriver à vous démarquer de vos compétiteurs. Assurez-vous, avec l’aide de vos employés, que chaque heure de travail est bien investie et que toutes les activités effectuées valent la peine d’être réalisées. Donnez-leur les outils et les moyens nécessaires pour faire augmenter l’efficacité opérationnelle de votre entreprise. « Notre entreprise est en pleine expansion. Chaque fois que nous accueillons un nouveau membre dans notre équipe, une réorganisation du travail de chacun s’impose. Mes employés ont la responsabilité de maintenir leur spécialité à jour pour pouvoir intégrer les nouvelles ressources en fonction des forces et faiblesses communes. » Depuis que l’équipe de Voxel Factory s’est agrandie, les employés peuvent se permettre de porter plus d’attention aux détails d’une tâche complexe et d’en fragmenter le processus en plusieurs sous-tâches et plusieurs intervenants. Au tout début, par exemple, l’ajout d’un nouveau produit se faisait dans un seul logiciel par un seul employé et prenait grosso modo 15 minutes. Maintenant, le responsable du SEO, le graphiste et le gérant de magasin interviennent dans le processus. Le produit est dupliqué dans 3 logiciels différents et les outils utilisés par chacun des intervenants sont nombreux. Le processus prend plus de temps, mais le résultat est beaucoup plus complet et professionnel.

Suivre les performances de votre entreprise

Mesurer et maîtriser vos indicateurs clés permet d’avoir un meilleur portrait de votre entreprise. Vous devez recueillir des données qui vous donnent l’heure juste sur vos produits, vos finances, le rendement de votre personnel, l’avancement commercial, la satisfaction client, etc. Faire appel à un consultant externe pour vous accompagner dans cette démarche vous aidera à obtenir le tableau de bord personnalisé idéal qui affichera toutes vos données mesurables. M. Lahey utilise pour sa part un logiciel de gestion de projet avec des échéances ainsi qu’un système de ticket pour s’assurer que le travail est réalisé dans les délais prescrits. Il admet, par contre, qu’il ne s’attendait pas à une croissance aussi rapide de son entreprise   et qu’il ne maîtrise pas encore complètement tous les outils mis en place.

Adapter aux changements

Enfin, selon M. Lahey, pour assurer une bonne croissance de son entreprise, il faut être à l’affût des nouvelles technologies qui modifient les habitudes d’achat des clients. S’ajuster rapidement et vivre en constante réorganisation est aussi important. « Pour suivre le rythme et ne pas devenir le prochain dinosaure éteint, il faut accepter cette effervescence continuelle pour toujours. L’adaptation, la création, la réactivité sont les défis des entreprises d’aujourd’hui. » Il peut en témoigner avec l’expérience vécue à Voxel Factory. Depuis ses débuts, en 2012, son entreprise a dû apporter des changements pour évoluer. Il y a eu, d’abord, la vente de matériaux d’impression 3D (filaments) importés de Chine. « Nous étions reconnus comme le meilleur endroit pour trouver du filament “pas cher” au Canada. » Puis, avec le temps, la compétition est devenue très féroce et c’était difficile de suivre. L’équipe a ensuite profité de son expérience pour concentrer ses efforts sur la vente d’imprimantes aux écoles et bibliothèques locales en offrant des services de qualité, des formations de prise en main et de la réparation. Finalement, Voxel Factory prend aujourd’hui une tangente clairement orientée vers l’ajout de machines plus performantes et professionnelles et une offre de services spécialisés pour les entreprises, etc.